una columna

Només si podem accedir a la informació de ciutadans i/o expedients de forma ràpida, segura i fiable, podrem garantir una atenció al ciutadà també ràpida, segura, fiable i eficient. I eixes qualitats que necessita l'administració local només es poden aconseguir per mitjà d'una ferramenta com el motor de workflows.
En una primera fase es van descriure els processos actuals, sotmetent-los als canvis necessaris en pro de la lògica i de la usabilitat per part dels ciutadans. Analitzats tots, s'ha procedit gradualment al seu reenginyeria i automatització electrònica, atenent a distints criteris, especialment als que milloren els fluxos d'informació, faciliten la dada única, o són més estratègics tant per a la gestió interna com per a la interrelació amb el ciutadà.
Esta ferramenta permet implementar tots els processos actuals, modificar-los en el futur o bé implementar altres nous, en funció de l'evolució i millora de les necessitats de les AAPP. Òbviament, és bàsica per a la implementació de processos via telemàtica amb els ciutadans, i especialment per a facilitar el registre d'entrada/eixida on line.
Des d'un punt de vista tecnològic, este projecte consta de dos blocs importants:

• Un sistema de gestió electrònica intern ( Back-office ). Este sistema consta dels motors i ferramentes necessaris per a: a) garantir la seguretat del sistema, accessos i flux d'informació, b) facilitar la interoperabilitat amb altres AAPP, c) facilitar els fluxos d'informació interdepartamentals, propiciant la dada única, d) dissenyar nous servicis interns o/i externs. La implantació d'este back-office ha obligat a l'anàlisi i redisseny de molts processos actuals, propiciant una millora operativa de l'administració local, així com de les infraestructures.
  Este motor de workflows ha de controlar la relació entre les tasques del mateix, indicant l'estat de cada fase, sol·licitant l'actuació requerida a la persona responsable, o executant tasques automatitzades. I tot ells garantint sempre la seguretat i confidencialitat de la documentació i de les actuacions.
• Un motor de firma electrònica. És la base tecnològica que permet als ciutadans i als funcionaris comunicar-se amb l'administració local i amb altres AAPP, i és el que garantix l'autenticitat, seguretat i confidencialitat de documents i processos.

Va precisar, per tant, de la definició de les accions que possibilitaren la consecució de la satisfacció d'una sèrie de necessitats de la ciutadania com:

• L'accés i l'actuació del ciutadà en la seua relació amb l'Ajuntament en el menor temps i el menor cost
  La igualtat d'accés als Servicis i actuacions sense cap tipus de restricció per motius territorials, socials o tecnològics.
• L'establiment dels criteris necessaris que permeten l'evolució del Servici d'Atenció al Ciutadà de forma paral·lela a la Modernització de la pròpia Corporació.
  La definició del funcionament de l'atenció al ciutadà en la seua vessant organitzativa.
• L'anàlisi de la vessant funcional, identificant l'estat de l'art de la situació actual de funcionament de les Oficines o de les unitats que presten Servicis d'Informació al ciutadà (documentació, funcions, servicis, mitjans,...), s'aclarirà el funcionament futur i s'identificaran propostes per a la millora de la gestió.
• La definició dels mecanismes que ajuden a la millora del procés d'atenció i la identificació dels instruments necessaris perquè les oficines puguen realitzar les seues tasques de manera d'acord amb el nou funcionament. 

A nivell d'infraestructures informàtiques: 

• es va implantar un sistema de gestió de cues per a organitzar les sol·licituds dels ciutadans, amb displays alfanumèrics, pantalla tàctil per a sol·licitar el torn i teclats virtual per a gestionar les sol·licituts des del propi lloc d'atenció
• es va instal·lar una centraleta de telefonia per veu IP, a fi d'estalviar costos de manteniment de línies, optimitzar recursos gràcies a la gestió estadística de les crides, i atendre les crides dels ciutadans de forma eficient i ràpida. 
• Es va renovar el parc informàtic de tots els llocs d'atenció al ciutadà, dotant-los de lector de targetes per a poder gastar firmes electròniques

La constant aparició de legislació, junt amb l'aparició de nous mitjans de comunicació amb el ciutadà, la dispersidad de domicilis en la nostra localitat, la incorporació de ciutadans d'altres nacionalitats, eren elements que difícilment quedaven reflectits en moltes de les instàncies que el ciutadà havia d'omplir quan sol·licitava una actuació de l'ajuntament.

Actualment la majoria d'elles s'han adaptat a la nova imatge de l'oficina Ajunta't, que definix una administració local oberta al ciutadà, dinàmica i multicanal

 Este projecte pretén cabuda a tota aquella informació d'interés del nostre municipi o del nostre ajuntament que puga interessar a persones de distints perfils, des del visitant de pas fins a al nou veí, des dels proveïdors als licitadors a concursos públics, gent de totes les edats i condicions.

És la web del municipi, i pretén contar com és la Pobla de Vallbona. Però també és el mitjà de comunicació més dinàmic que l'ajuntament disposa per a fer arribar la informació de totes actuacions, bé des del terreny púrament institucional, com des del festiu, cultural o esportiu. Inclús és el millor mig per a presentar els projectes que l'Ajuntament executa, dependents de les regidories, i que d'una altra manera no arribarien a conéixer-se per part dels ciutadans. 

Finalment, és el mecanisme a què el reglament jurídic acudix cada vegada més per a garantir la visibilitat i transparència de dades i de processos com ara els relacionats amb Urbanisme i amb Contractació Pública.

Esta ferramenta ha sigut dissenyada amb un modern gestor de continguts de fàcil ús, la qual cosa ha permés que alguns departaments de l'Ajuntament puguen fer les modificacions o insercions d'informació en cada moment sense tindre que dependre de personal més qualificat.

Este portal ha d'incloure les possibilitats següents:

• Registre d'entrada/eixida d'instàncies. Gràcies a això els ciutadans podran sol·licitar empadronaments, expedients, registrar queixes o sol·licituds, o simplement donar registre d'entrada/ eixida a documents.
• Expedició telemàtica de documents. Es prioritzarà l'expedició dels documents més demandats pels ciutadans i les empreses del municipi. Tals documents podran arreplegar-se en les dependències municipals, rebre-les en el domicili o bé rebre'ls via telemàtica en la carpeta del ciutadà, amb totes les certificacions electròniques necessàries per a assegurar l'autenticitat del document i la confidencialitat del certificat.
• Gestió tributària amb duplicats de rebuts pagats
• Tràmits on-line. S'implementaran en esta primera fase els tràmits més habituals per als ciutadans, i especialment aquells que ajuden a descongestionar aquells departaments més crítics de l'administració local. Este apartat ha de tindre en compte les distintes fases del tràmit: la sol·licitud, el seguiment de l'estat del mateix i la resolució o estat final.